Nessun lockdown prolungato negli uffici comunali. L’avvio della Fase 3 ha conciso con un progressivo rientro al lavoro in sede dei dipendenti in smart working al 50% che, sommati quelli già in presenza, porta la percentuale di dipendenti a lavoro in presenza a oltre il 75%. Ecco come il punto sull’applicazione dello Smart working effettuata nel Comune di Firenze.
Fase 1
Il Comune di Firenze ancora prima dei provvedimenti di contrasto all’emergenza Covid-19 aveva previsto nel proprio regolamento l’eventualità del ricorso al lavoro agile in situazioni straordinarie per garantire la continuità dei servizi e delle funzioni. Per questo motivo già dal 24 febbraio erano state date disposizioni per porre in lavoro agile i dipendenti a rischio contagio per contatti o viaggi in paesi colpiti dall’infezione, successivamente (5 marzo) ampliate a dipendenti in situazione di fragilità personale e ai genitori con figli di età inferiore a 12 anni (essendo stata disposta da quella data la sospensione dei servizi educativi per l’infanzia), anticipando quindi la normativa di favore che dopo alcuni giorni sarebbe stata assunta a livello nazionale.
Con l’emanazione dei DPCM del 9 marzo, e quindi con l’avvio vero e proprio della Fase 1 di lockdown sull’intero territorio nazionale, il Comune dall’11 marzo ha ancora anticipato l’estensione generalizzata del lavoro agile a tutti i dipendenti che potevano svolgere lavoro da remoto, escludendo solo i lavoratori addetti ad attività emergenziali o indifferibili per cui è necessaria la presenza. In particolare, nel mentre ci si attrezzava per potenziare le dotazioni informatiche, accanto alle categorie già individuate si privilegiavano i pendolari e coloro che avevano esigenze di assistenza o cura familiare
Dal 13 marzo, pertanto è scattata la chiusura degli uffici comunali con attivazione del lavoro agile per 1.800 dipendenti, informazioni per email e procedure in via telematica. Aperti sportelli solo per attività indifferibili. Al 18 aprile risultano 2.278 dipendenti in lavoro agile (compresi 521 insegnanti/educatori).
Fase 2
Dal 13 maggio, organizzazione del progressivo rientro e riapertura degli uffici con dipendenti in presenza a turni per i servizi non essenziali.
Sono state ampliate le attività ritenute indifferibili, per le quali quindi i dipendenti sono stati richiamati a lavorare in presenza, e anche per gli altri si è passati in via generalizzata dal lavoro da remoto continuativo a un’alternanza lavoro da remoto/lavoro da casa (indicativamente, e progressivamente, fino ad arrivare al 50%). Il lavoro continuativo da remoto è stato mantenuto solo per i lavoratori fragili, per i genitori con figli di età inferiore a 14 anni e per i pendolari di lunga percorrenza.
Fase 3
Dal 1° luglio ogni direzione con dipendenti in lavoro agile ha programmato l’organizzazione del personale prevedendo la modalità in presenza in sede al 50%. A fronte di 4.011 dipendenti da programmazione ogni giorno in presenza quasi il 57% dei dipendenti (oltre 2.285) a cui si aggiungono i dipendenti in lavoro agile che lavorano per metà in sede, arrivando a una percentuale di dipendenti a lavoro in presenza che supera il 75%.
Anche la direzione Nuove Infrastrutture e Mobilità ha notevolmente ridotto l’incidenza dello Smart Working con un forte incremento del lavoro in presenza, conformemente alle direttive impartite dalla direzione generale per la Fase 3.
In particolare:
• il 73% del personale della direzione è rientrato dallo Smart Working al 100% ed effettua lavoro in presenza in ufficio a giorni alterni
• l’8% del personale svolge lavoro in presenza in ufficio al 100%
• il 19% del personale svolge lavoro in Smart Working al 100% (si tratta principalmente di personale con situazione di fragilità dello stato di salute o convivente con persone anziane o malate, per le quali il protocollo anticontagio prevede il mantenimento dello Smart Working al 100%).
Il mantenimento dello Smart Working a giorni alterni è legato principalmente alla necessità di garantire un adeguato distanziamento al chiuso, considerati gli spazi disponibili negli uffici. Tutto il personale che effettua Smart Working è dotato di attrezzature informatiche che permettono di svolgere adeguatamente tutte le mansioni lavorative sia in ufficio che da casa.
Per quanto riguarda l’erogazione dei servizi al pubblico, oltre il 90% dei servizi al pubblico della direzione viene svolto in maniera telematica e dematerializzata, in particolare:
• le ordinanze di circolazione sono erogate attraverso la piattaforma Geoworks;
• le alterazioni e le occupazioni di suolo pubblico sono erogate rispettivamente attraverso le piattaforme Cityworks e Cityspace.
Queste piattaforme sono state realizzate negli ultimi anni (Geoworks è entrata in esercizio nel luglio 2019) proprio per consentire lo svolgimento delle pratiche on line ed evitare a cittadini e imprese di doversi recare fisicamente presso la sede di via Mannelli.
Ovviamente in casi particolari o quando l’utente incontra particolari difficoltà nell’utilizzo delle piattaforme on line è stata mantenuta la possibilità di recarsi presso gli uffici. Dopo la fine del lockdown è necessario chiedere un appuntamento, sia perché previsto nel Protocollo anticontagio per evitare assembramenti, sia perché stante la presenza alternata del personale si correrebbe il rischio di non trovare in ufficio il funzionario competente.
Grazie a queste piattaforme l’erogazione dei servizi è proseguita regolarmente sia durante il lockdown che durante le successive Fasi 2 e 3. Per esempio da marzo a luglio 2020, in pieno periodo di emergenza sanitaria, sono state emesse 3.302 ordinanze di circolazione con una punta di 719 nel mese di giugno (a fronte di 574 ordinanze emesse nel mese di giugno 2019). Quindi nel mese di giugno 2020 l’ufficio ordinanze, pur lavorando in Smart Working, è riuscito a garantire servizi maggiori del 25% rispetto all’anno precedente. Dinamiche analoghe si sono riscontrate per le pratiche di occupazione ed alterazione del suolo pubblico.
Ovviamente anche nella settimana di chiusura degli uffici (dal 10 al 14 agosto decisa sia per concentrare le ferie del personale nel periodo di minima attività degli uffici, in maniera tale da garantire la massima produttività nei periodi di maggior richiesta dei servizi al pubblico sia per effettuare la sanificazione generale periodica della sede lavorativa) gli utenti possono procedere alla presentazione delle richieste utilizzando le piattaforme on-line.